إدارة البيانات – دليل الشركات في الشرق الأوسط

ربما تعاني من بعض المشكلات في نظام بياناتك الحالي، ولأن الميزانية محدودة، ربما تقرر بناء نظام جديد بتحسينات قليلة، كاستخدام منتج مختلف على سبيل المثال يؤدي المهمة نفسها إلى حد كبير، ولكنه يخلو من عيوب النظام السابق. تكمن المشكلة في هذه الطريقة من التفكير أن المنتج الجديد ستصاحبه بلا شك تحديات مختلفة يؤمل ألا تكون بسوء وخطوة المنتج السابق. ومثل هذه الخطوات قد لا تثمر سوى تغييرات متدرجة في حقيقة الأمر، ولكنها لن تحقق أبدا أي نتيجة مختلفة اختلافـًا جوهريًا. 

ربما تفترض أن ذلك دعوة لكي تترك الأمر على حاله دون أي تغيير، وليس ذلك هو القصد بالطبع. فتغيير الخادم الفعلي بخادم افتراضي على سبيل المثال سيمنحك وظائف الخادم الفعلي نفسها مع كثير من المزايا الإضافية سواء من حيث التشغيل أو الكفاءة، وهذه التغييرات الجوهرية قد تكلف الكثير من المال لكنها في المقابل تحقق توفيرًا أكبر من حيث كفاءة الاستغلال ومدى الاستفادة أو من حيث إتاحة إمكانيات لم تكن متاحة من قبل. 

لا تنال الاستحسان والموافقة سوى مشروعات تقنية المعلومات المصحوبة بأفضل جدوى اقتصادية وتقنية، وغالبـًا ما تحقق هذه المشروعات وفرة مؤكدة. قلة من الطرق والمبادرات الرئيسية التي تكون فعالة في حد ذاتها، ولكنها عند دمجها ببعضها البعض قد تصبح مجدية أكثر، مثل إدارة البيانات والخدمات المشتركة. 

يؤكد ستيف بايلي، المدير الإقليمي للعمليات بشركة كومفولت للنظم أن أولى هذه المشروعات تنفيذ استراتيجية لإدارة البيانات والمعلومات، وربما يبدو ذلك للوهلة الأولى مهمة أساسية للبعض أو مهمة ضخمة للبعض الآخر، لكن قلة تنظر إلى البيانات أو تعتبرها كنهر ينساب عبر الشركة أو المؤسسة، وفي الغالب ينظر إلى البيانات كأكوام من الأشياء المبعثرة والمصنفة حسب المالك أو الوظيفة وتعامل وفقا لذلك. ويناسب هذا المنهج المشتت غالبًا مزودي إدارة البيانات، لأنهم يحبون بيع الكثير من المنتجات للتعامل مع أكوام البيانات هذه في أرجاء المكان. 

يساعد تبني رؤية البيانات كنهر ينساب عبر المؤسسة أو الشركة على تخطيط أماكن البيانات على امتداد رحلتها، مع ميكنة انتقالها وحمايتها في جميع مراحلها العمرية. ويسهم دمج استراتيجيات النسخ الاحتياطي والتغلب على الكوارث والأرشفة بصورة كبيرة في تقليل مقدار التخزين من الطبقة الأولى المطلوب كما تسهم في تخفيض تكلفة التغلب على الكوارث بدون الحاجة إلى موارد التجميع الضرورية. ويقطع تسليم التحكم في إدارة البيانات لطبقة البرامج الصلة بين المزايا والمعدات، مما يتيح اختيار أي أقراص تخزين مع بعض الآثار الثانوية غير المرغوبة. أولا تنخفض أسعار الأقراص عندما لا تكون مقيدا بالشراء من مزود معين، ويعني ذلك أنه يمكن طرح ابتكارات مثل وحدات التخزين التي تبطئ سرعاتها لتنفيذ المبادرات الرئيسية الأخرى مثل تقليل الكربون دون الحاجة إلى ضخ المزيد من الأقراص في مصفوفات الطبقة الأولى. ثانيا، يقلل وجود منفذ واحد للتحكم بصورة كبيرة من مقدار التكامل ومشكلات التقارير مع تقليل الوقت المنفق على التخصيص أو ما ينبغي ان يكون تغييرات إعداد بسيطة. 

التغيير الرئيسي الآخر الذي قد يحدث عندما تعامل المعلومات على أنها نهر له مجرى وانسياب أنه تصبح لديك الفرصة للغوص في مكان واحد ورؤية كل شيء يمر أمامك. تعاني العديد من الشركات في الوقت الحالي مع طلبات حرية المعلومات، فحتى الشركات التي تستخدم تقنية البحث للمؤسسات EST تعاني من فجوات في التغطية وينتهي بها الأمر باستخدام بأداتين أو أكثر من أدوات البحث، على سبيل المثال إحداهما لأرشيف الامتثال والأخرى للبيانات المباشرة. والمزج والربط بين نتائج نظامي البحث المختلفين قد يكون مهمة مرهقة ومتعبة، والأسوأ من ذلك أنه تستمر بعد ذلك "ثغرات سوداء" تختفي فيها المعلومات الرئيسية. يحقق توحيد أماكن البحث في البيانات الحية والأرشيف والنسخ الاحتياطية العديد من المزايا الواقعية وبمجرد تحقيق هذا المزج والربط يصبح من الممكن تصميم البحث الآلي  بحيث يمكن إجراء البحث المسبق في البيانات المطلوبة بصورة منتظمة وترتيبها لتصبح جاهزة للاستخدام. 

تتعلق المبادرة الرئيسية الثانية بالخدمات المشتركة. فالمزج بين إدارة البيانات والمعلومات في خدمة مشتركة قد يبدو غريبًا أو شاذا، ولكنه سيمثل تحولا جوهريا يحقق وفرة باقية لعدة سنوات مقبلة. وقد أصبح ذلك سهلا الآن مع ظهور تقنيات أكثر ذكاء وقبولا للتخصيص وأكثر قدرة على التدرج والمرونة من خلال عن طريق نموذج الحوسبة السحابية. إذا كانت هناك أي مخاوف أمنية على البيانات، يمكن للشركات أن تنشيء "شبكاتها السحابية" الخاصة من خدمات تكنولوجيا المعلومات أو إدارة البيانات والمعلومات على وجه الخصوص، مثل النسخ الاحتياطي والتغلب على الكوارث والأرشفة وتبادل البيانات في صورة رقمية "eDiscovery". 

في الماضي، كانت العقبات أمام مشاركة تكنولوجيا المعلومات تقنية فقط، خاصة حينما يتعلق الأمر بحماية البيانات وتبادل البيانات في صورة رقمية. فقدرة أحد الأطراف على الوصول لمستويات الحماية للمعلومات الآمنة أو الخاصة لطرف آخر أو تغييرها ليست خيارًا، وكذلك القدرة على إجراء البحث على المستندات التي تحتوي على بيانات خاصة إذا لم تكن لديك السلطة. 

لحسن الحظ، يعني اختيار التقنية المناسبة يخلصك من هذه التحديات مما يمهد الطريق لخدمات البيانات والمعلومات المشتركة التي تعد من الخدمات ذات التأثير الجوهري العميق. ولا يصبح التحكم مركزيا فحسب، بل يمكن تفويضه بكل ثقة أو إجراء الخدمة الذاتية مع المراجعة الكاملة لصلاحيات كل مستخدم من أجل راحة بال إضافية. يتمثل الجانب المقابل من هذا المستوى في إمكانية دمج وظائف حماية البيانات مع العمليات التي توازن بين الأعباء وتتساهل مع العيوب والأعطال وتقلل من حيز الخادم والوسائط كما تساعد التقنية الافتراضية على تقليل الحيز المكاني لخادم الإنتاج. ويعني اختيار النظام المناسب أنه من الممكن إنشاء الأرشيف في إطار البنية الأساسية نفسها لتوفير  المزيد من المساحة والمكان. وإلغاء تكرار الملفات من أكثر التقنيات جاذبية ابتكارًا في مجال حماية البيانات، ويمكن تعميمها بفاعلية عن طريق طبقة برمجيات إدارة البيانات – وهكذا يصبح التغلب على الكوارث  من خلال موقع آخر والحماية البعيدة فجأة خيارًا مجديًا وآليا يمكن استخدامه من مكان واحد دون التقيد بشراء معدات باهظة من مزود معين أو التعرض لعقوبات وغرامات التأخير. 

ورغم أن كل هذه الخطوات تعد جوهرية وعميقة من منظور تقنية المعلومات والاتصالات، بغض النظر عن مدى التوفير في الميزانية والقدرة على زيادة جودة الخدمة مع تقليل كل شيء، فإن مجرد اكتساب الوصول للمعلومات المناسبة يعد أكبر ميزة على الإطلاق. فعمليات البحث القانونية أو الموارد البشرية أو التنظيمية قد تصبح أسرع وأسهل بدون ثقوب سوداء، حيث يمكن نشرها على المستخدمين مع وضع قيود آمنة حسب الصلاحيات والأدوار على النطاق. ولا تحقق إدارة البيانات والمعلومات أي تأثير عميق حتى تعود إلى الأساسيات، وذلك عندما يمكن إنجاز تحسينات جوهرية وأساسية.