اتيكيت العمل: هل تعرف كم يكلفك سلوك موظفيك غير المهذب؟

هل سبق أن فكرت كم يكلفك السلوك غير المهذب لأحد موظفيك على سمعة شركتك وعليك شخصيا؟ هل تعرف عدد الأشخاص الذين ينفرون من الاتصال أو التعامل مع شركتك بسبب هذا الموظف أو تلك السكرتيرة؟ هل تعرف مدى استياء الزبائن من شركتك عندما يتقدمون من موظف لا يعطيهم الاهتمام ويفضل التحدث على الهاتف على الرد على استفساراتهم؟ هل تعرف كيف يقيم العميل الجديد شركتك، إذا صادفته موظفة بملابس غير لائقة، أو كانت تمضغ العلكة وهي تتحدث معه؟ هل يشعر موظفوك حقا بالانتماء إلى شركتك، ويفضلون أن يتعاملوا مع جميع الناس من منطلق احترامهم لشركتهم، ووظيفتهم، ولشخصك أنت؟ هل يتعامل موظفوك بذات الاحترام مع بعضهم البعض؟ وهل يضعون مصلحة العمل أعلى من أي مصلحة شخصية؟

في عالم الأعمال السريع حيث الكثير من الناسِ يدعون بأنهم لا يملكون الوقت ليكونوا لطفاء مع الجميع، من السهل الإشراف على التفاصيل التي يمكن أن تساعدك على النمو بعملَك، وتزيد أرباحك وتبني عِلاقات دائمة وطويلة مع الزبون.

لماذا لا تقوم باختبار اللياقة المهنية هذا لتعرف حقا مدى اقتدائك باللياقة العامة، قم بإجراء هذا الاختبار على الموظفين لتعرف حقيقة مشاعرهم أيضا.

اختبار اللياقة المهنية:

1. اللياقة المهنية تستند على الرتبة والتدرج الوظيفي. نعم / كلا
2. إذا كانت المعلومات المكتوبة على بطاقة عملك خطأ، تقوم بشطبها وكتابة المعلومات الصحيحة. نعم / كلا
3. ثياب الوظيفة العادية يعني أن ترتدي ثيابا أقل بدرجة من البدلة الرسمية. نعم / كلا
4. في بيئة العمل السريعة والمريحة هذه الأيام، يمكنك أن تتحدث مع العميل باسمه الأول دون الحاجة لطلب أذن مسبق. نعم / كلا
5. لا ضير من أن ينتظر المتصل لحين تقوم بالإجابة عن استفساره ، مثل أي مراجع في المكتب. نعم / كلا
6. ليس من الضروري أن تبتسم أو تنظر إلى وجه العميل، إلا إذا شعرت بذلك. نعم / كلا
7. لا وجود للملاحظات المكتوبة باليد في عالم الأعمال الحديث. نعم / كلا
8. على الرجل أن ينتظر أن تمد السيدة يدها قبل أن يصافحها. نعم / كلا
9. عند كتابة رسالة إلكترونية، تقوم بكتابة اسم المرسل إليه أخر شيء. نعم / كلا
10. اللغو والتحدث في المكتب مضيعة للوقت. نعم / كلا
11. هل تعتقد أن المتكلم يسمع صوتك وأنت تأكل أو تشرب أو تمضغ العلكة. نعم / كلا
12. إذا كنت تتحدث مع عميل، ورن هاتفك، أنظر إلى اسم المتصل ولكن لا تجيب. نعم / كلا

الإجابات:

1. نعم. في العمل، أنت دائماً تعود إلى الشخص الأقدم أو ذو المركز الأعلى، بغض النظر عن العمر أو الجنس.
2. كلا. بطاقات العمل التي تحتوي على معلومات قديمة أو محذوفة طريقة غير مهنية. قم بطباعة بطاقات جديدة، ولا تستعمل القديمة.
3. نعم. ملابس العمل، لا تعني أن ترتدي كل شيء في الخزانة من ثياب غير ملائمة، وجينز، وتنانير قصيرة، وقمصان شفافة. أنت في النهاية ستذهب إلى مكان عمل، فارتدي ثيابا تليق بمكان العمل.
4. كلا. لا تفترض لأننا نعيش في عالم الأعمال السريعة أنك تستطيع تخطي حدود اللياقة مع العملاء. استعمل الألقاب التي يستخدمها العميل ودونها كما وردت لك.
5. نعم. لا مانع من أن ينتظر العميل على الهاتف بينما تجد له المعلومة، ولكن بعد 30 ثانية سيبدأ العميل بالتفكير في مدى مصداقيتك، ومهنية شركتك، فلا تدع العميل ينتظر طويلا.
6. كلا. بالطبع يمكنك القيام بذلك، إذا كنت تريد أن تخسر شركتك العملاء، الابتسامة والتحية ضروريان جداً وحتميا في مسألة الأعمال.
7. كلا. الملاحظات المكتوبة باليد أصبحت تقريباً منقرضة كالآلة الكاتبة. فأنت ستخسر درجات هامة من الثقة إذا قمت بإرسال ملاحظاتك مكتوبة باليد.
8. كلا. يجب على كل سيدة ورجل يهتم حقا بالأعمال أن يبدأ بالمصافحة عندما يقابل شخصا أو عميلا جديدا. اللياقة المهنية تفرض علينا أن نكون مهنيين بغض النظر عن الجنس.
9. نعم. يمكنك أن ترسل بريدا إلكتروني دون المرفقات، ودون الترقيم، ودون تفقد الأخطاء اللغوية، ولكنك لن ترسل البريد دون وجود عنوان. احتفظ بالاسم حتى النهاية، حتى تنتهي من وضع المرفقات، وتصويب الأخطاء الإملائية، وعندها لن يكون هناك شيء تندم عليه.
10. كلا. التحدث مع الزملاء في الوقت المناسب، في المكان المناسب عن موضوع مناسب يعتبر أمرا جيد للعمل، وبغير ذلك فهو مكروه.
11. نعم. تعتبر الضوضاء الصادرة عن جهاز الهاتف أعلى من الصوت العادي، فقط لأن زبائنك لا يستطيعون رؤيتك هذا لا يعني أن تقرمش الشبس وأنت تتحدث معهم.
12. كلا. من أسوء التصرفات التي يمكن أن تقوم بها هو النظر إلى هاتفك، دون اعتبار للشخص الواقف أو الجالس أمامك. لماذا برأيك توجد خدمة سجل المكالمات؟ لتخبرك من اتصل بك ومتى. اعتقد انك تستطيع الانتظار بضع دقائق حتى تنهي كلامك ثم تجيب على هاتفك، الذي من المفترض أنه مغلق أو صامت خلال الاجتماعات الرسمية.

إذا واجهتك صعوبة في هذه الأسئلة أو شعرت أنك لم تجب بالطريقة المهنية التي توقعتها، أعتقد بأنك يجب أن تعيد حساباتك، وحسابات موظفيك أيضا. إذا كنت تريد حقا أن يكون عملك وشركتك ناجحين، وعلى أعلى درجات المهنية، يجب أن تقوم بالتغير الآن.

تأكد من أن مستخدميك ينفذون الشروط المهنية بدقة، أطلب من صديق أن يقوم بدور مراجع على الهاتف ويقيم أداء الموظف/ الموظفة التي ترد على الهاتف، ثم اطلب منه الحضور إلى الشركة، وخذ ملاحظاته بجدية، فقد يخاف الموظفون من إظهار التصرفات السيئة أمامك، ولكنهم قد لا يترددون في إظهارها أمام المراجعين والعملاء، وهذا يضر بعملك أكثر.

قد تفاجئ حقا بالسلوكيات الخاطئة  التي يقوم بها بعض الموظفين. وبالرغم من أن أحدا غير كامل، إلا أن السلوك المهني يجب أن يكون أهم ما تعلمه لموظفيك هذا العام.